25 février 2013

Adaptation libre de la matrice d'Eisenhower



Matrice d’Eisenhower :
Adaptation libre, et pertinente, réalisée par une collègue.




J’ai toujours adoré les Post-its !



Parfaitement à l’aise dans une sorte de désordre organisé, cette merveilleuse invention qu’est le Post-it est mon compagnon professionnel depuis toujours. Vert pour les contacts à reprendre : « rappeler Machin », « répondre par mail à Tartempion ». Jaune pour les « à faire »… : « finaliser le rapport xy », « préparer le budget 2012 ». Et une myriade d’autres couleurs pour mes préférés : les « Divers ». Un numéro de téléphone par ci, une liste par là, un petit mot laissé à ma collègue un peu plus loin.


Jusqu’au jour où… Horreur et Damnation ! Il paraît que Big Boss déteste les Post-its collés un peu partout. Et plus particulièrement sur les bords des écrans d’ordinateur. Encore une autre chose qui nous sépare, Big Boss et moi : j’adore égayer mon écran tout noir par toutes ces petites notes colorées…




Dans les tréfonds de ma mémoire, se trouvait alors le tableau d’Eisenhower. Servant à la base pour classer les tâches par priorité, je l’ai adapté de manière à pouvoir en plus l’utiliser comme aide-mémoire et continuer ma relation fusionnelle avec les post-its. Cette adaptation peut également se révéler utile dans le cadre du job-sharing.



Le principe est simple :


J’ai pris un énorme tableau et redessiné les axes de la matrice avec les entrées : important/pas important – urgent/pas urgent.



Puis j’ai séparé chaque case en deux, en y inscrivant mon prénom et celui de ma collègue.


Lorsque nous prenons note d’une tâche, nous le faisons sur un Post-it et le collons dans la bonne case du tableau.



Il n’y a qu’à jeter le Post-it lorsque la tâche est réglée.


Ceci se révèle très utile lorsqu’il y en a tellement que nous ne savons plus par où commencer. De plus, nous avons un certain nombre de tâches communes. Nous savons donc exactement ce qui a été fait par l’autre et ce qui reste à faire, sans nous envahir de notes, de mails ou se rappeler 15 fois.



Je ne saurai jamais si Big Boss déteste vraiment les post-its collés partout ou si ce n’était qu’un bruit de couloir. Mais j’y ai gagné en ordre et en organisation… !
Texte et Image : Sabrina

1 commentaire:

  1. Il semble que vous soyez en train de réinventer le Kanban. Utiliser un tableau blanc et des post-it se fait beaucoup depuis une dizaine d'année parmis les dévelopeurs de logiciel. C'est ce qui a donné naissance au Kanban personnel, une application de la pensée Lean à la productivité personnelle. Un des intérêts de la démarche de cette méthode très simple, mais vraiment puissance est que visualiser son travail permet d'une part d'en avoir soit-même une vision d'ensemble, mais aussi de favoriser le dialogue avec ses collaborateurs.
    Pour plus d'information, voir mon billet de blog "Qu'est-ce que le Kanban personnel?" [http://www.pascalvenier.com/quest-ce-que-le-kanban-personnel/]

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